Wanneer je als maakbedrijf een nieuw product maakt, wil je het maakproces zo efficiënt mogelijk inrichten. Het product is ontworpen, getest en goedgekeurd en klaar om in productie te gaan. Maar hoe ga je als organisatie om met onopgeleide productiemedewerkers? Of wat als zij een andere taal spreken, omdat je werkt bij een internationaal bedrijf? Oftewel: Hoe zorg je dat alle medewerkers zo snel mogelijk het product begrijpen, zodat zij het goed kunnen fabriceren?
Een goede werkinstructie van het product is hiervoor de basis. Wanneer deze goed omschreven is, kunnen productiemedewerkers hun werk uitvoeren met minder frustraties. Een goede werkinstructie bespaart het maakbedrijf niet alleen tijd, maar is óók bevorderlijk voor de sfeer.
Hoe maak je een werkinstructie?
Het begint bij een duidelijke titel en een introductie van de werkinstructie. Vertel hoe de activiteit er in grote lijnen uitziet. Gebruik de inleiding om de vragen ‘wie?’, ‘wat?’ en ‘waarom?’ te beantwoorden.
Wanneer je de titel en inleiding beschreven hebt, is het van belang om te beschrijven wat het doel is van de instructie. Voor wie maak je de instructie? Waarom bereid je het voor? Bij dit gedeelte is het belangrijk om je te verplaatsen in de productiemedewerker, die binnenkort jouw instructie leest en moet begrijpen.
Vervolgens beschrijf je hoe de activiteit uitgevoerd moet worden. Het startpunt hiervoor is dat je het benodigde materiaal voor de activiteit overzichtelijk brengt. Denk hierbij aan de BOM. Bij deze stap denk je tevens na over hoe je de werkinstructie wilt laten zien. ‘Eén beeld zegt meer dan 1000 woorden’, is hierbij goed om in gedachten mee te nemen.
Ga met een collega in gesprek die de instructie goed kan vormgeven, of misschien kun je dit prima zelf. De opmaak van de instructie is leidend voor het gehele document.
Test en evalueer de werkinstructie tot slot. Vraag een collega en geef géén verdere uitleg. Vraag de collega om hierna feedback te geven en maak aantekeningen. Vraag door en verwerk eventuele verbeteringen.
Tips voor effectieve werkinstructies
- Als engineer weet je precies natuurlijk precies hoe het product gemaakt moet worden. Zorg dat je collega’s ook informatie hierover inwinnen.
- Beschrijf het product en hoe het gemaakt moet worden. Wees daarbij kort en bondig.
- Visualiseer de instructies.
- Beschrijf de instructies om tot het eindproduct te maken en bepaal alvast goed in welke volgorde de stappen uitgevoerd moeten worden. Een handige tip is om bij het beschrijven van een instructie altijd te beginnen met een werkwoord.
- Zorg ervoor dat de eerste instructie hetzelfde is opgebouwd als de laatste. Wees daarin consistent.
- Check de instructies, en dubbel-check ze. Wanneer werkinstructies niet goed zijn opgebouwd zorgt dit voor verwarring en oponthoud in het maakproces.
